Gmina Środa Wielkopolska w 2021 roku wprowadziła zmiany, które mają na celu usprawnienie współpracy finansowej z organizacjami pozarządowymi. Uruchomiono wtedy platformę Witkac.pl, dostępną pod adresem www.witkac.pl, która obsługuje konkursy ofert.
Witkac.pl wspiera proces zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym uprawnionym podmiotom. Dzięki elektronicznemu generatorowi wniosków, przyjmowanie zgłoszeń do otwartych konkursów ofert stało się bardziej efektywne.
Platforma umożliwia automatyczną weryfikację ofert oraz sprawozdań pod kątem formalnym i rachunkowym, co minimalizuje błędy w składanych dokumentach. Złożenie oferty w generatorze musi być potwierdzone „potwierdzeniem złożenia oferty” oraz wersją papierową, jeśli wymagają tego zasady konkretnego konkursu.
Wszystkie informacje dotyczące konkursów, ofert oraz umów będą dostępne w systemie.
Pytania i odpowiedzi na temat platformy Witkac.pl
Jakie korzyści przynosi stosowanie platformy Witkac.pl?
- Generator ofert oparty na formularzu internetowym z systemem pomocy,
- Eliminacja błędów formalnych (brak możliwości złożenia oferty niezgodnej z ogłoszeniem),
- Obliczanie kosztów do pokrycia z dotacji w stosunku do wkładu własnego,
- Informowanie o ogłoszonych konkursach,
- Możliwość zarządzania ofertą podczas jej realizacji,
- Automatyzacja tworzenia dokumentów (umów, aneksów, sprawozdań),
- Przypomnienia o zbliżających się terminach oraz przeglądanie konkursów w kluczowych fazach,
- Archiwum dokumentów z możliwością tworzenia nowych ofert na podstawie wcześniej złożonych.
Jak założyć konto?
Aby założyć konto w systemie Witkac.pl, należy wejść na stronę www.witkac.pl, wypełnić formularz rejestracyjny i kliknąć „Utwórz konto”.
- W pierwszej zakładce należy podać adres e-mail (login), hasło oraz zaakceptować regulamin.
- W drugiej zakładce należy wybrać województwo, powiat i gminę, a inne pola są fakultatywne, ale ich wypełnienie zwiększa funkcjonalność systemu.
- Dane organizacji ułatwią automatyczne wypełnianie ofert w przyszłości.
- Określenie interesujących sfer pożytku publicznego pomoże w dopasowaniu konkursów do zakresu działalności.
- Po wypełnieniu formularza, użytkownik otrzyma e-mail z linkiem aktywacyjnym, który należy kliknąć, aby aktywować konto.
Jak złożyć ofertę w systemie Witkac.pl?
- Zarejestruj się, tworząc konto użytkownika, wybierz konkurs oraz wypełnij wniosek elektronicznie.
- Składanie wniosku odbywa się w 7 etapach, które należy uzupełnić; zaleca się zapisanie danych.
- Możliwość zapisania wprowadzonych danych i kontynuacja edycji w innym czasie, istnieje także opcja wydruku wersji roboczej.
- Należy wpisać imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania organizacji oraz kontaktu roboczego.
- Po wypełnieniu wniosku, jego weryfikacji i przesłaniu, oferta otrzymuje unikatową sumę kontrolną. Należy wydrukować „Potwierdzenie złożenia oferty”.
- Wymagane jest złożenie wersji papierowej „Potwierdzenia złożenia oferty” do Punktu Obsługi Klienta w Urzędzie Miejskim w Środzie Wielkopolskiej w terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym.
- Po wysłaniu oferty elektronicznej, należy wygenerować „Potwierdzenie złożenia oferty” i złożyć je osobiście lub wysłać pocztą.
Co się stanie, jeśli nie złożę papierowego potwierdzenia?
- Brak „Potwierdzenia złożenia oferty” spowoduje odrzucenie oferty na etapie oceny formalnej. Potwierdzenie musi mieć zgodną sumę kontrolną z wersją elektroniczną.
- Wnioskodawcy, którzy złożą wniosek, otrzymają potwierdzenie na podany adres e-mail. Jeśli w ciągu 24 godzin nie otrzymają potwierdzenia, powinni skontaktować się z Urzędem Miejskim.
Czy można pracować na dwóch komputerach przy tej samej ofercie?
Nie jest możliwe jednoczesne uzupełnianie oferty przez dwie osoby, co może prowadzić do problemów z zapisem danych.
Problemy z zapisem danych w systemie?
Problemy te mogą wystąpić w przeglądarkach Mozilla Firefox lub Internet Explorer; zaleca się korzystanie z Google Chrome. W przypadku problemów można spróbować ponownego logowania lub edycji w innej przeglądarce.
Dlaczego nie mogę wygenerować oferty w formacie PDF?
Niektóre problemy z generowaniem PDF zostały już rozwiązane, ale w przypadku ich wystąpienia należy skontaktować się z Referatem Działalności Gospodarczej.
Co robić, gdy system pokazuje błędy?
System wskazuje na błędy w formularzu, które należy skorygować, aby wniosek mógł zostać złożony.
Wypełniając ofertę, należy przestrzegać wszystkich warunków określonych w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert.
- Instrukcja składania ofert po 1 marca 2019 roku - kliknij tutaj, by otworzyć
- Instrukcja składania sprawozdań po 1 marca 2019 roku - kliknij tutaj, by otworzyć
- Instrukcja zakupu konta 09.2019 - kliknij tutaj, by otworzyć